2025-ben a székhelyszolgáltató kötelezettségei még hangsúlyosabb szerepet kapnak, hiszen a jogszabályok egyre szigorúbban szabályozzák a cégszékhelyek kezelését. A székhelyszolgáltató nem csupán egy cím, hanem jogi és adminisztratív garancia is. A törvény célja az átláthatóság, a gazdasági visszaélések megelőzése és a vállalkozások felelősségének erősítése.
A székhelyszolgáltatás jogi háttere
A székhelyszolgáltatást a 2017. évi CL. törvény és a Ctv. (Cégnyilvántartásról szóló törvény) szabályozza. Emellett az adóhatósági ellenőrzések irányelvei is hatással vannak a szolgáltatók működésére.
2025-ben kiemelt ellenőrzési pontok:
- Valódi működés igazolása
- Kötelező dokumentumkezelés
- Megfelelő postakezelés
- Adatszolgáltatási kötelezettség a NAV felé
A legfontosabb székhelyszolgáltató kötelezettségek 2025-ben
1. Írásbeli szerződés megléte
A szolgáltató csak akkor működhet jogszerűen, ha a cég és a szolgáltató között írásban rögzített, hatályos szerződés van. Ennek tartalmaznia kell:
- a székhely pontos címét,
- a szolgáltatás időtartamát,
- a felek kötelezettségeit és jogait.
2. Postakezelés és irattárolás
A törvény előírja, hogy a szolgáltató:
- átvegye és iktassa a hivatalos küldeményeket,
- értesítse az ügyfelet a kézhez vett levelekről (pl. NAV, bíróság, ügyvédi felszólítások),
- legalább 5 évig tárolja az iratokat, amelyek a cég működésével kapcsolatosak.
3. Hozzáférhetőség és képviselet
- A szolgáltatónak biztosítania kell, hogy az adóhatóság vagy más hatóság személyesen is ellenőrizni tudja a székhelyet.
- Szükség esetén helyszíni képviseletet is nyújtani kell (pl. NAV ellenőrzés esetén).
4. Adatszolgáltatási kötelezettség
A NAV és más hatóságok kérésére a székhelyszolgáltató:
- köteles adatot szolgáltatni az ügyfeleiről,
- biztosítani kell a dokumentumok bemutatását (pl. szerződés, postai értesítések).
Mikor felelős a székhelyszolgáltató?
Egy székhelyszolgáltató nem pusztán „helyet ad”. Ha nem teljesíti a fenti kötelezettségeket, bírságra és akár működési tilalomra is számíthat, sőt: az ügyfelei cége is veszélybe kerülhet (pl. felfüggesztés a cégjegyzékben).
Ezért rendkívül fontos, hogy csak megbízható, jogszabályoknak megfelelő partnert válasszon.
Mire figyeljen a cégvezető székhelyszolgáltatás igénybevételekor?
Ellenőrizze, hogy a szolgáltató:
- rendelkezik-e minden szükséges engedéllyel,
- jogszerű szerződést kínál-e,
- vállalja-e a postakezelést és hatósági együttműködést.
Kérjen írásos tájékoztatást:
- a szolgáltatás részleteiről,
- a lehetséges jogi kockázatokról,
- a lemondás, módosítás feltételeiről.
Ha biztosra akar menni, tájékozódjon előre – a székhelyszolgáltatás nem csak adminisztratív, hanem jogi kérdés is.
Összegzés: A törvény betartása a közös érdek
2025-ben a székhelyszolgáltató kötelezettségei világosan meghatározottak, és azok be nem tartása akár a cég működését is veszélyeztetheti. Egy megbízható szolgáltató választása nem költség, hanem jogi és üzleti biztonság.